Database Publishing mit „Affinty Publisher“®

Anwendungsfälle für Datenbank-Veröffentlichungen

Die prinzipielle Anwendung von Datenbank-Veröffentlichung (engl. Database Publishing) bezieht sich darauf, digitale Daten aus Datenbanken in Druckmedien (Print Medien) automatisiert auszugeben.

Einsatzbereiche sind Kataloge, Spielkarten, Eintrittskarten, Infopost (Form– / Serienbriefe) und sonstige kreative Einfälle, die Daten aus einer Datenbank am Computer automatisiert in ein Druckmedium portieren.

Die Beispieldatenbank

Als Beispieldatenbank stelle ich in diesem Tutorial meine Zitatensammlung vor. Diese Datenbank umfasst so einige Datensätze, die nicht nach dem MusterAdresse 1 bis 3“, schnell für ein Tutorial zusammen gebastelt wurde.

Sie finden die Datenbank (https://github.com/dumPlanet/quotes-database-de) im Internet. Neben der „XML“-Datei, der „SQL“-Datei habe ich auch für den Schnellstart eine „CSV“-Datei anbei.

Wenn Sie gleich mit einer eigenen Datenbank starten möchten, können Sie diese in „LibreOffice Calc“® oder „Microsoft Office Excel“® erstellen. Die erste Zeile dient dabei immer den Feldbezeichnungen, denen dann Inhalte zugeordnet werden.

Diese Informationen sind allgemeingültig und sind nicht nur für die Anwendung in „Affinity Publisher“® verbindlich. — Zum gegenwärtigen Zeitpunkt sind mir keine abweichenden Anwendungsfälle bekannt.

Willkommen in „Affinty Publisher“®

Nachdem sie „Affinty Publisher“® geöffnet bzw. aktiviert haben, können sie loslegen, mithilfe dieses Tutorial die Inhalte einer Datenbank mit Ihren eigenen Gestaltungswünschen zu erstellen. — Voraussetzung für die nachfolgenden Schritte ist, dass ein angelegtes Dokument in dem Programm geöffnet ist.

Datenbank zu „Affinty Publisher“® hinzufügen

Gehen Sie auf „Dokument/Assistent für Datenzusammenführung …“, nachdem Sie diesen Menüeintrag angewählt haben, erscheint ein neues Fenster/Dialog mit dem NamenDatenzusammenführung“.

Etwas versteckt links unten finden Sie zwei kleine Piktogramme. Eines als Symbol für Dokumente und eines in Form einer Mülltonne. Klicken Sie auf das Symbol für Dokument links neben der Mülltonne.

Es öffnet sich die standardisierte Eingabemaske für die Dateiauswahl, wodurch Sie in die Lage versetzt sind, den Pfad zu Ihrer Datenbankdatei aufzurufen. — Haben Sie den Pfad aufgerufen und sind bei Ihrer „XLSX“-, „CSV“- oder „JSON“-Datei angekommen, wählen Sie diese aus. Sie wird nun in der Spalte über den Piktogrammen angezeigt.

Datenquelle

Unter Quelle können Sie jetzt auf der rechten Seite des Fensters grundlegende Informationen zu Ihrer eingeladenen Datenbank finden. Sie sehen einmal den Dateinamen, der links ausgewählten Datenbankdatei. Sie können, wenn Sie Änderungen an der Datei vorgenommen haben, diese hier via „Aktualisieren“ auf den neusten Stand bringen. Mit „Einblenden“ können Sie den Pfad zur Datei öffnen und via „Auswählen“ können sie die Datei ändern/auswechseln.

Haben Sie eine „XLSX“-Datei eingeladen, können sie zusätzlich via „Tabellenblatt“ ein entsprechendes Tabellenblatt aus ihrem Dokument als Datenquelle festlegen. — Vergessen Sie nicht, „Aktualisieren“ anzuklicken.

Filter aktivieren?

Unter dem Bereich „Quelle“ folgt der BereichFilter“. Hier können sie auswählen, ob sie alle Daten aus ihrer Quelle verwenden möchten oder nur einen bestimmten Bereich.

Datenvorschau

Es folgt nach dem BereichFilter“ nun der „Vorschau“-Bereich. Anfangs ist dieser deaktiviert und beginnt in der Reihenfolge mit dem ersten Datensatz1“. — Haben Sie noch kein Design oder Layout erstellt und Ihrem Dokumentinhalten keine „IDs“ zugewiesen, bewirkt die Aktivierung nichts. Haben Sie ein Design mit zugewiesen „IDs“, werden die einzelnen Datensätze aus der Quelle in ihrem Dokument angezeigt.

Seiten zusammenführen?

Der letzte Bereich auf der rechten Seite des Fensters für die „Datenzusammenführung“ bezieht sich auf die Erstellung eines neuen Dokumentes. Setzen sie das Häkchen bei „Zusammenführung aktiviert“ ist quasi eine Scharfschaltung passiert, die Datenquelle und Design zusammen vereint.

Wiederholen“ bietet zwei Optionen an. „Alle“ übernimmt alle Seiten des Designs, um ein neues Dokument zu erzeugen, als Ergebnis der Datenzusammenführung. Mit „Seitenbereich“, lässt sich ein Bereich im Design festlegen, der ausschließlich für die Datenzusammenführung vorgesehen ist.

Was nun?

Ist Ihr Design fertig, die Inhalte aus der Datenbank alle an der richtigen Stelle? — Rechts unten im Fenster finden Sie jetzt zwei „Buttons“: „Erstellen“ und „Schließen“. Mit „Erstellen“ beginnt „Affinty Publisher“® mit der Erzeugung eines neuen Dokuments automatisiert mit Ihrer Datenquelle zusammengeführt. — „Schließen“, schließt das Fenster.

Hinweis

Es ist möglich auch mit mehreren Datenbanken zu arbeiten, dies nur als Information. Eine Verarbeitung über Skripte ist gegenwärtig nicht möglich.

Layout bzw. Design erstellen

Ihr Layout bzw. Design erstellen sie ungezwungen und nach ihrem kreativen Gusto. — Sodass Sie natürlich die Inhalte, die Sie im Dokument haben möchten, einplanen: Position, Format usw.

Letztendlich folgen Sie hier ausschließlich ihren gestalterischen Bedürfnissen. Einmal bezogen auf das Dokument, oder den Bereichen im Dokument, denen dann Datenbankinhalte zugewiesen werden sollen.

Datenbereiche

Eine Funktion, die „Affinty Publisher“® anbietet, sind „Datenbereiche“, welche nicht zwingend erforderlich sind. — Mit „Datenbereichen“ lassen sich auf einer Seite Inhalte mehrfach ausgeben, in einem zuvor erstellten Design und Raster.

Datenbereiche lassen sich auch gut dazu verwenden, einen Nutzen zu erstellen. — Also ein Design (zum Beispiel eine Visitenkarte) mehrfach auf einer Seite auszudrucken, sehr praktisch.

Datensätze den Positionen im Dokument zuweisen

Um den für die Datensätze vorgesehenen Positionen/Elementen im Dokument Datensatzinhalte zuzuweisen, ist es wichtig „Ansicht/Studio/Felder“ zu aktivieren. — In diesem Andockfenster finden sie weiter unten den EintragDatenzusammenführung“ (inkl. den Namen der Datenbank), der für die Zuweisung von Daten zu den Positionen im Dokument wichtig ist.

Wählen Sie die Position bzw. das Element im Layout/Design an, welchem Sie jetzt einen Datenbankinhalt zuweisen möchten. – Achten Sie darauf, dass der Eingabeanzeiger im Textfeld blinkt und somit Eingabebereitschaft signalisiert.

Nun können Sie mit einem Doppelklick auf den Namen des Datensatzes eine Verknüpfung herstellen. — „Affinty Publisher“® zeigt diesbezüglich auch einen Hinweis an.

Bilder?

Möchten Sie Bilder in mit einbinden, ist dies auch problemlos möglich. In der Datenbank muss nur ein Feld für den Pfad zum gewünschten Bild eingefügt werden. — Sinnigerweise können Sie dann den Namen des Bildpfades einem Textrahmen im Design zuweisen. Der Pfad sollte schon recht genau angegeben sein.

Wählen Sie einfach den durchkreuzten Bildrahmen an, jetzt sollte ein Platzhalterbild angezeigt werden, sofern Sie nicht die Vorschau aktiviert haben und der Pfad zum Bild korrekt ist.

Hinweis zu Bildern in Excel

Arbeiten Sie in „Excel“®  können Sie den Pfad leicht überprüfen, nämlich indem Sie neben der Spalte für den Pfad eine weitere Spalte einplanen, die das jeweilige Bild anzeigt. Dies funktioniert mit der Formel: „=Image(Spalte mit dem Bildpfad)“.

Prüfen via Vorschau

Nun können Sie mit der Vorschaufunktion die Datenzusammenführung prüfen. Öffnen Sie dafür wie unter „Datenbank zu „Affinty Publisher“® hinzufügen“ beschrieben den Dialog für die „Datenzusammenführung“. — Unter „Vorschau“ in der rechten Spalte können Sie nun das Häkchen bei „Vorschau“ aktivieren und die Datensätze durchprüfen (Pfeile links und rechts des Eingabefeldes mit der Nummer des Datensatzes).

Es sehr ratsam diese Vorschaufunktion zu nutzen, weil so eventuelle Fehler auffallen können, sei es abgeschnittener Text oder irgendwelche Darstellungsfehler der Typografie.

Und los!

Haben Sie sich davon überzeugt, dass alles sitzt und passt, können Sie mit einem Klick auf „Erstellen“ im noch geöffneten Dialog für die „Datenzusammenführung“ auf „Erstellen“ klicken.

Je nach Umfang der Datenbank beansprucht die Erstellung des neuen Dokuments einige Zeit. „Affinty Publisher“® zeigt hier eine Fortschrittsanzeige an.

Ist „Affinty Publisher“® fertig, wechseln sie einfach in da neu erzeugte Dokument.

Fazit

Die Datenzusammenführung ermöglicht sehr schnell die Zusammenführung von Daten und Design. Einfacher und besser geht es nicht. Ich kenne auch die Datenbankveröffentlichungsfunktionen von „InDesign“® via „XML“-, „Affinty Publisher“® akzeptiert leider kein „XML“-, aber kann sagen, dass das Etikettieren um einiges komplizierter ist.

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